الأسئلة الشائعة

المعالجة العلمية والفنية للأرشيف :

هي إجراءات و عمليات الفرز و الترتيب و الوصف و التحليل و التكشيف و إعداد وسائل البحث

من أهم العمليات و المهام الرئيسية التي يقوم بها الأرشيفي نجد معالجة الأرشيف لتسهيل عملية حفظ الوثائق الأرشيفية الوصول إليها بسرعة و تبليغها للباحثين و لكل من له الحق في الاطلاع على هذه الوثائق، حيث أنها المهمة الرئيسية لمصالح الأرشيف، بالتالي فيجب على مصالح الأرشيف على مستوى المؤسسات و مراكز الأرشيف وضع و تبني سياسة لمعالجة الوثائق.

 التجميع : يجب تجميع كل الوثائق و السجلات التي ينبغي أن تكون موضوعة في الأماكن المخصصة للعمليات الفنية و التقنية ، سواء في صناديق او في ادراج خاصة بذلك ، وتجمع الوثائق مرة كل يوم على الأقل ، فحجم العمل هو الذي يقرر عدد مرات او فترات جمع الوثائق .

و عند استقبال الوثائق في مراكز الأرشيف يقوم الارشيفي المكلف بعملية التجميع بتوزيع الوثائق و السجلات الى مجموعات ، ثم القيام بعملية الإحصاء لتتبع الحجم بالنسبة للوثائق و السجلات المراد تنظيمها و معالجتها .

  الفهم : تعتبر عملية الفهم من اهم العمليات الخاصة بتحضير الأرشيف للمعالجة الفنية ، بحيث يجب فهم طريقة و نوع النشاط التي تقوم به المؤسسة ، او الإدارة المنتجة للارشيف ، مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها و تاريخ صدورها .

المعرفة و التصرف  : بعد عملية فهم المؤسسة او الإدارة المنتجة تاتي عملية المعرفة و التصرف و هنا من خلال التعرف على الهيكل التنظيمي للمؤسسة و مجموعة المصالح و المكاتب المكونة لها و مجال التخصص لكل واحدة منها ، إضافة الى التعرف على الأهداف التي تريد المؤسسة او الإدارة تحقيقها .

أما عملية التصرف فتشمل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية التي من شانها إنجاح عملية معالجة الارشيف وفق الطرق العلمية الدقيقة من ميزانية ، مقرات الحفظ ، الموظفين ، و تحديد نوع المستفيدين من الأرشيف و غيرها .

دفع الأرشيف : ان عملية دفع الأرشيف هي عملية مادية و إدارية يتم من خلالها تحويل الأرشيف من الهيئة التي استعملته او انتجته في اطار مهامها المحددة ، بعد انتهاء الفائدة الإدارية منه الى مصلحة الأرشيف التي يخول لها القانون استقباله و حفظه و معالجته .

التشخيص : التشخيص هو جمع و حصر و معرفة الوحدات الأساسية المكونة للرصيد الارشيفي و يعتبر من اهم الخطوات المؤدية الى المعالجة الفكرية و العلمية مستقبلا .

كما ان العملية تتطلب إعادة بطاقة التشخيص لكل علبة او حزمة و موافاة المصالح الدافعة بما تم استقباله عن طريق اعتماد قائمة حتى يتم الوصول اليه .

الفرز: هو عملية تسعى إلى تفريق جزء من الوثائق (عن طريق التقييم) من مجموع الوثائق التي يجب حفظها لاكتسابها القيمة التاريخية و التراثية من الوثائق المقترحة للإقصاء.

الحذف: عي عملية تأتي موالية لعملية الفرز ، وهي العملية التي يتم بموجبها التخلص من الوثائق التي لم تعد لديها أي قيمة، كما يتم التخلص من النسخ الزائدة والاستمارات الفارغة. وتتم عملية الحذف عن بحضور لجنة معنية بهذه العملية.

الترتيب : هو عملية فكرية مادية تختص بترتيب الأرصدة الأرشيفية داخل محلات الحفظ، ويبنى ترتيب الارشيف على عدة أسس من بينها الترتيب الألفبائي أو التاريخي أو الرقمي.

الترقيم أو الترميز: هو عملية التعرف على كل مادة أرشيفية بواسطة أرقام فردية أو مزدوجة أو أكثر من ذلك و حرف هجائية لتكون ما يسمى برموز الترقيم..

 التصنيف : هي عملية فكرية تهدف إلى تعريف و جمع الوثائق حسب أوجه المتشابه ثم ترتيبها داخل أقسام ترتيبا منطقيا و تدريجيا وفق قواعد، يتم تقسيم الوثائق إلى مجموعات  حسب مقياس معين للتحصل على مجموعة أصناف تندرج تحتها جميع الوثائق.

الحفظ: هو مجموعة الإجراءات والعمليات التي يقوم بها الأرشيفي لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية الموضوعة تحت عهدته، الأمر الذي من شأنه صمان الوصول إليها من قبل الأجيال القادمة.

الوصف : هو التقديم أو التمثيل الدقيق لوحدة الوصف و العناصر المكونة لها من خلال تحديد و تحليل و تنظيم كل المعلومات التي تسمح بتعريف و تسيير و معرفة مكان الوثائق الأرشيفية و القيام بتفسير محتواها و سياق إنتاجها.